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公文处理实施细则[写作知识]
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企业年度报告、公文写作要求及常用句式
　　企业年度报告、公文写作要求及常用句式　　公务文书是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料，又称公务文件。无论从事专业工作，还是从事行政事务，都要学会通过公文来传达政令政策、处理公务，以保证协调各种关系，决定事务使工作正确地、高效地进行。 1、内容和程序的合法性：公文的具体内容和制定程序必须， 符合法律和有关规章的规定，否则无效。　　2、 形式和格式上的规范性。　　3、公文语体的简明性，观点严谨、鲜明，文字朴实、庄重。　　4.、对机关工作的依赖性。机关工作是公文形成的基础，公文是机关工作的专用工具。 公文除了文字文书之外，又有了电信文书(电报、电话记录)、声像文书(录音、录像)、图形文书(以图表为主，伴以简要文字说明)。　　随着电子计算机的广泛使用，机关开始运用各种办公自动化工具，而且还利用计算机组成机关管理自动化系统。电子计算机集数据、文字、影像和音讯处理于一身，使办文进入一个快速、准确的崭新阶段，因而公文处理需要更高的技术。　　一篇高质量的公文应具备5个方面的特点。　　一是立意高。就是要站在中市县领导的角度去审视题材，做到“身在兵位、胸有帅谋”; 二是根基稳。就是要抓好“三结合”，紧密结合市情、县情和本单位的工作实际采编信息; 三是定位准。就是要求客观准确，是什么就是什么，既不危言耸听，也不文过饰非; 四是逻辑严。就是题文相符，描述和判断相符，不自相矛盾;　　五是形式新。不拘泥于固定模式，尽量做到一气呵成。少用官话、套话，多用一些平实的语言，言简意赅，有比较强的可读性和感染力。　　- 1 -　　撰写技巧之一：“无球跑位”勤思考：要时常保持对信息的高度敏感性，形象地说就是相当于足球运动中的“无球跑位”，看似忙忙碌碌，实则寻觅良机，看似静如处子，实则动如脱兔，不经意间就完成石破天惊的一击。　　撰写技巧之二：“五个盯住”抓选题　　1、盯住会议，确保常态信息不漏网　　会议是信息的“眼睛”，是信息的“风向标”。从中央到地方，各级各部门大大小小各种会议传递大量的信息，我们就可以从会议的贯彻落实情况，贯彻落实过程中的典型经验及亮点，以及贯彻落实过程中出现的新情况新问题和即将发生的一些带有苗头性的问题等方面入手，充分结合酉阳实际，采写一些具有地方特色的信息。　　2、盯住时事，确保时事信息不“落下”　　信息要体现鲜明的时代性，就必须盯住时事不放。但是，信息的选题和新闻又有所不同。新闻关注的是新近发生的事，新闻界有句行语，即“狗咬人不算新闻，人咬狗才算新闻”。那么，信息与新闻又有哪些区别呢?有两点区别　　(1)新闻是信息，但并不是所有的信息都是新闻。新闻是变化着的生活的记载。没有变化，就没有新闻。比如，人们每天吃饭、睡觉，这不是新闻;但是宇航员在太空中怎样吃饭睡觉，这就是新闻。　　(2)信息是为各级党委和政府领导提供参谋、决策依据的。判断新闻和信息的区别，那就是你所报的东西对各级领导有用，是他所关注和想要知道的，这就是信息。反之，诸如“某地发现了一棵千年古树”、“出土了一座汉代古墓”、“发现了一种珍稀鱼类”等之类的信息，由于对领导决策没有多大的价值，也就只能算新闻，而不叫信息了。　　3、盯住文件，确保工作信息不掉队　　文件传递信息。我们重点要从我县对文件政策的部署落实情况、落实过程中出现的新问题两个层面采写信息。比如国发3号文件颁布以来，全市都在深入研究并贯彻落实，文件本身就包含了大量的信息源，光是围绕如何贯彻落实国发3号文件就能写出大量的信息。　　- 2 -　　4、盯住媒体，确保民意信息有创意　　媒体是舆论的汇集地。媒体信息特别是网络媒体信息，揭露问题比较尖锐、比较及时，我们从中会发现许多信息。通过媒体收集信息应注意三点：一是重大决策、重大事件要以主流媒体为准;二是社会思潮及理论动态信息，要善于从媒体“理论版”、“言论专栏”去收集;三是社会热点问题及网上热点问题，要关注各大网站上的新闻跟贴。　　5、盯住基层，确保原创信息有深度　　基层是信息的第一源泉。时常盯住基层，可以创作出许多有价值的信息。盯住基层抓信息，可以进行“自下而上”的政策思考，可以在具体工作中不断充实完善上级的安排部署，可以深挖出基层工作中许多具有代表性的亮点，从而形成一系列具有深度的信息。　　撰写技巧之三：“七要点”寻捷径　　经验性信息要鲜;动态性信息要精;预警性信息要早;突发性信息要快;建议性信息要特;反映性信息要全;调研性信息要深。　　1、经验性信息要鲜　　新鲜、鲜活。那就是：一是别人没有搞过的，你率先搞，如我县开展的“十佳、十差”中层干部评选;“5+2、白加黑”;民评官;效能风暴等等;二是别人搞过的，但你搞得更好。比如，全市搞“唱读讲传”，而我县则搞“唱读讲传跳”;全市搞“三项活动”，我县将其深化，搞了“第一书记”，创造了酉阳模式，这些都是鲜活的事实，值得进一步推广，要及时撰写和报送这类信息。　　2、动态性信息要精　　现在所报送的动态性信息，大多数都千人一面，流于形式。有的信息甚至是信息人员坐在办公室拿着一张报纸照抄上面的句子编出来的，缺乏鲜活的事例和生动的语言。　　。 3、预警性信息要早。防患于未然，如果晚了，就会贻误处理时机，也就成为“马后炮”　　4、突发性信息要快。谁在第一时间把此类信息送到领导同志手中，往往能影响和左右领　　- 3 -　　导的判断，对最后事件的解决能起到至关重要的作用。　　5、建议性信息要特。要独特可行，要做到条理清楚，逻辑严密，所提建议有较大的操作价值。　　6、反映性信息要全。任何一项工作的推进，由于所处的地域、角度和身份的不同，会有不同的反映，切忌一片叫好声，“反弹琵琶”不一定是坏事，但要掌握原则，将好与坏、真与假辩证融合，使领导全面了解基层干部群众的真实想法。　　7、调研性信息要深　　调研性信息可以说是信息中的“精品”和“极品”，对服务领导的参谋决策具有最大的价值，也是体现一个地方和单位信息工作实力和水平的标尺。因此，打造此类信息一定要树立“精品意识”，编写时要注意把握三点：(1)反映的事物和问题要具有典型性;(2)调查的情况要客观真实;(3)提出的对策建议要有操作性。　　撰写技巧之四：“千锤百炼”出精品　　1、反复锤炼标题。　　标题是信息的灵魂。要求简洁明快，一语中的，一目了然。一般情况下，标题有四种类型： 一是结果式标题。使用判断句，直接陈述信息内容，比如：“**县加快建设一批重大项目”、“***县积极行动抓好春耕春播”等等。　　二是转折式标题。包括前肯定后否定、前成绩后问题、前问题后建议等，比如，“当前农户增收意愿强烈但仍存在三大顾虑”、“少数地方‘村官乡用’现象严重亟待规范”等等。　　三是新闻式标题。这类标题用词灵活，更具震撼效果和直观感受，一般运用较少。比如，“重庆稻田蓄水不足纷纷‘喊渴’”，“中国西部百强县出炉重庆12县市入围”等等。　　四是大众式标题。如“……的情况”、“……的建议”等，这种标题比较平淡，不易引起人们注意。　　2、精心谋篇布局　　- 4 -　　如果说大标题是信息的灵魂，小标题是信息的骨架，那么，信息内容就是血肉。有血有肉才丰满，布局得体才耐读。因此，精心谋篇布局对于撰写信息来说，尤显重要，是体现撰写者水平的关键所在。一篇富有生命力的信息，必须做到结构严谨、层次清晰，篇幅简短灵活，经得起推敲，经得住考验，天衣无缝，无懈可击。　　3、深入推敲语言　　一篇好信息，必须推敲字句，主要有三点要求：一是凝练。二是庄重。三是精确。　　信息初稿形成后，作者要反复锤炼字句，切忌空话套话废话。“清水出芙蓉，天然去雕饰”，根据信息内容增、删、补、改，力求用最少的字句传递最多的信息量。表达技巧上要庄重严肃，少用形容词和敏感词，少用“大、全、最”等程度较深的副词，以免产生适得其反的效果，少用“狠抓、强势、强力”等词汇，令人读起来不爽口。涉及到“过去、现在、将来”的工作情况表述，要做到精准无误，已经做的工作反映成效，正在做的工作反映进度，还未实现的目标用“预计、力争”等。　　对初学者来说，公文写作是个庞然大物，让人望而却步。实际上，文章从谋篇布局、结构安排、提炼标题、遣词造句都有自己的套路。影响文章水平高低的因素很多，世界上没有绝对优秀的写作方法，关键是看如何应用套路。现在我们用庖丁解牛的方式，把文章一层一层解剖下去，把这些套路看得更清楚。　　一、谋篇布局　　所谓谋篇布局，是指确定文章主题，明确中心思想，规划模块布局。　　文章主题，一般是写作任务的要求。比如，上级单位要检查五五普法活动情况，文章主题就是五五普法。　　中心思想，一般由领导确定。比如五五普法活动的汇报材料，领导可以要求主题是“建设依法办事严格规范的福建烟草商业企业”，也可以是“在依法办事中提升行业形象”，或者“创新普法活动，建设法制烟草”，或者“建立法治工作体系，服务行业改革发展”。写作要找准中心思想的着力点，着力点常常是要围绕工作提炼其意义与站位。如果领导没有明确中心思想，写作者要根据领导意图、现有材料和本单位的实际情况自拟中心思想，征求领导意见。中心思　　- 5 -　　想不明确，文章写作就没有方向感，一旦与领导意图不符，就容易被要求重写。　　模块布局，是指根据中心思想对这篇文章划分模块。模块要考虑两方面因素，一方面是形式因素，常见的有三段式，比如“是什么”、“为什么”、“做什么”，或者“思想认识”、“工作重点”、“组织保障”。另一方面是内容因素，是根据中心思想确定分论点，按照分论点进行布局。　　一般来说，通过谋篇布局，写作者必须知道文章朝着什么方向写，大致上需要按照什么要求什么重点来写。　　二、结构安排　　结构安排，就是要解决文章主体框架、层次处理、段落划分、开头结尾、过渡照应等问题。结构安排，既要围绕主题，全面阐述问题、分析问题、解决问题，也要条理清楚、表述得当，符合一般人的认识规律，便于理解和接受。　　(一)结构安排，最直观的方式是列提纲。　　根据谋篇布局阶段思考的结果，把文章从题目、开头、正文到结尾的提纲列出来。如果把文章比作盖大楼，谋篇布局是确定地段选址(繁华地段还是偏远地段)、大楼用途(办公楼还是商品房)和建筑风格(欧式、泰式还是中国传统式)，结构安排是画设计图，把设计图画好了，剩下的主要工作就是按图施工，相对就来得容易了。　　1、标题的基本要求是突出文章主题和中心思想。比如，《在全省卷烟销售网络建设现场会上的讲话》，这里强调的是文章的主题。再进一步，《突出终端建设战略，全面推进营销网建上水平》，这里强调网建会的中心思想是终端建设。据说，好的题目是文章成功的一半。　　2、开头，一般是描述文章的背景、主题、目的和任务。字数不要多，信息不能少。　　3、正文。文章主体，在提纲中一般具有块、条、层、句四个层次，需要同步考虑形式因素和内容因素。对大多数人来说，列提纲时能深入到“条”的层次已经不容易了。“层”不强求，“句”不要求，因为具体的内容可以在正文写作中补足。　　4、结尾。具有再次展示中心和总结、号召、展望、希望、表态等特点。　　- 6 -　　(二)结构安排，最困难的地方是正文内容结构。　　正文是文章重中之重，写文章的汗水和泪水基本上都是为正文而流的。正文难，一是难在“多少”。要么手上掌握的素材不足，信息量不够，不知道抄什么内容好;要么可以写入正文的内容太多了，不知道如何分类取舍。二是难在“深浅”。要么对工作不了解，谈问题浅尝辄止泛泛而谈，搭架子高大威猛外强中干，就是找不到关键点;要么对工作太过熟悉，写着写着变成就事论事，缺乏高度。三是难在“新旧”。当对各项工作各种类型的文章都写过之后，常常会不知道怎么写文章，出现词意有穷、会议无穷、文笔黔驴技穷，只能老调重弹的情况。　　解决这些困难的第一步，主要靠的就是正文内容结构的安排。因为在实际工作中，由于时间有限，读者往往采取略读的方式，主要看文章的小标题和结构层次。因此，正文结构安排得好，就能使文章更加吸引读者，加深阅读印象，让读者一下子抓住主要工作任务。这里按照难度高低，介绍几种常见方法：　　难度较低的结构分类方法　　1、沿用惯例法。沿用以往类似文章的结构。比如，省局工作报告的总结部分往往都是烟叶一块、销售一块、专卖一块、管理一块、队伍建设一块，等等。这种方法每年都沿用，是最简单的方法。　　2、阶段顺序法，针对阶段性、步骤性特征很明显的工作，可以按照阶段和步骤进行细分。比如写科学发展观学习实践活动的汇报，可以按照学习调研、分析检查、整改落实的三个阶段来划分。比如提高烟叶质量，可以从专业育苗、烟苗移栽、平衡施肥、防灾防病、田间管理、成熟采收、科学烘烤、初分预检、原收原调这样的时间顺序来写。比如推广质量管理体系，可以按照目标确定、文件编写、体系运行、持续改进这样的顺序来写。这里要注意，按阶段性划分是非常直观的写作方法，有点类似于手把手地教，便于对这项工作不了解的读者理解工作，指导效果比较好，比较适合作为指导工作性质的文件来下发。但是对于很熟悉这项工作的读者来说，这种写法有点缺乏新意。　　3、上级指导法。按照上级已有的提法对材料进行细分。领导已经对某项工作的结构、内容、层次定调，我们就按照领导的要求来写。比如，2007年6月，姜成康局长视察三明、南平烟区后，提出现代烟草农业的理念“一基四化”，烟叶基础设施建设，规模化种植，集约化　　- 7 -　　经营，专业化分工，信息化管理。7月份，国家局要求省局在全国半年会上做现代烟草农业的专题发言。当时，全国对现代烟草农业没有任何现成的材料，而6月份的时候，全国烟叶基层建设现场会在三明召开，省局对于烟叶工作已经有了一篇比较完整的材料，文章架构就是按基层建设五个体系来写的。对于在全国会上的汇报，省局有过讨论，是不是还是按照五个体系来说，只是把现代烟草农业放在已有材料里头作为一个新增部分来写，还是全盘整合已有材料，按照现代烟草农业的理念写。最后，讨论认为，国家局提出现代烟草农业一基四化，省局要做的是全面展示一基四化如何开展，所以汇报材料就是要用一基四化的方式做提纲来写。文章分成五个层次：一、烟叶生产基础设施完善是发展现代烟草农业的首要基础;二、规模种植是现代烟草农业的前提条件;三、集约经营是现代烟草农业的发展方向;四、专业分工是现代烟草农业的必然要求;五、信息管理是现代烟草农业的有力支撑。上级指导法的一个重要作用是对上级精神、决策、政策的解读，因此政治性很强，时效性也要强。2006年浙江全国网建会，姜局长在会议前视察了浙江工作，提出“突出服务、注重效率、优化流程、提升素质”的要求，浙江省局后来在大会上的材料，结构就是按照这个要求来分的。第一部分是突出服务，着力搭建公平开放的市场舞台;第二部分是注重效率，努力做到经济实用低成本;第三部分是优化流程，全面落实网建规范;第四部分是提高素质，积极探索新型用工分配机制。同时，针对全新工作，如果上级没有提出要求，可以用自己最初的指导思想和工作目标进行细分，不需要受到上级太多的干预。比如，国家局虽然在工作报告中有提到加强终端建设这个概念，但是并没有深入地开展这项工作，也没有提出工作思路、政策措施。我们福建2007年开始搞终端建设，对国家局的汇报就可以按照我们自己最初的思路来。杨总提出终端建设的思路，服务终端、管理终端、延伸终端、形象终端。2009年徐州全国网建会，省局做终端建设的经验介绍，就是按照这四个部分来写。　　难度中等的结构分类方法　　这里以“四个一流”为例进行讲解。“四个一流”是：一流的优质烟叶基地、一流的卷烟销售网络、一流的企业管理水平、一流的员工素质。　　1、并联式写法。把一个整体中相同等级的几件事情并列依次描述，就像电路图中的并联电路一样。　　例一：
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